Modulo Controllo presenze – Pulizie e Facility Management

Nelle imprese di Pulizie e Facility Management, soprattutto quando è presente un elevato numero di dipendenti, è particolarmente sentita la necessità di attivare un sistema efficace di controllo e monitoraggio delle presenze.

EPW si integra a questo fine con le più moderne tecnologie e sistemi di rilevazione delle presenze (ad esempio la tecnologia NFC sugli smartphone), al fine di garantire la rilevazione degli accessi del personale.

E’ possibile effettuare controlli incrociati tra i turni previsti e gli orari effettivi di accesso dei dipendenti, fornendo alla direzione un quadro chiaro del livello di servizio offerto.

E’ anche possibile impedire al dipendente di effettuare la timbratura in orari diversi da quelli previsti.

La tecnologia NFC per il controllo delle presenze

La tecnologia NFC (Near Field Communication) è uno standard internazionale che rappresenta l’ultima evoluzione delle tecnologie RFID (di identificazione a radiofrequenza).

Un sistema NFC si compone di un dispositivo (ad esempio uno smartphone) e di un tag, cioè un chip RFID passivo (ad esempio un adesivo), con il quale il dispositivo può comunicare in lettura e in scrittura.

Apponendo un dispositivo in prossimità di varchi opportuni (ad esempio gli ingressi e le uscite dei reparti) e i tag sui badge di ogni dipendente, è possibile tenere traccia dei dipendenti che, avvicinando il proprio badge al dispositivo, comunicano automaticamente la propria presenza al sistema.

L’utilizzo di un sistema NFC presenta numerosi vantaggi, tra cui: trasferimento on-line delle informazioni in tempo reale; basso costo degli apparecchi e dei tag; bassi costi di riconfigurazione del sistema; identificazione univoca del dipendente e dei varchi.

Autorizzazione alla timbratura in orari extra-lavorativi

In EPW la timbratura può avvenire solo se il dipendente per quel giorno e per quella fascia oraria è stato associato ad un turno di lavoro, ovvero è stato autorizzato a svolgere un determinato servizio.

Il dipendente può timbrare negli orari previsti per il servizio, entro le tolleranze stabilite dall’azienda (ad esempio 5 minuti prima dell’orario di ingresso).

La timbratura in orari diversi da quelli ordinari può avvenire secondo due modalità:

  • Autorizzazione al singolo servizio ad ore extra;
  • Autorizzazione al singolo dipendente con causale: è possibile autorizzare un dipendente ad effettuare un numero di ore diverso da quelle programmate, gestendo le regole di timbratura relative al monte ore giornaliero per dipendente (ad esempio per autorizzarlo allo straordinario).

Elaborazione mensile delle timbrature

In ogni momento il responsabile del personale può accedere all’Elaborazione delle timbrature, dove, per singolo dipendente, può:

  • visualizzare gli orari delle timbrature e confrontarli con gli orari previsti per il turno;
  • visualizzare gli orari definitivi in base alle regole impostate in fase di configurazione;
  • visualizzare eventuali situazioni anomale, come ad esempio i casi in cui sia stata timbrata l’entrata ma non l’uscita o viceversa;
  • apportare, dopo l’elaborazione, delle modifiche manuali ai dati consuntivi e definitivi;
  • ribaltare gli orari delle timbrature come orari definitivi, andando in eccezione rispetto alle regole configurate.