Modulo Operativo Turni – Istituti di Vigilanza e Portierato

EPW Servizi serve agli Istituti di Vigilanza e Portierato per gestire le proprie risorse umane e riesce ad integrare in un unico sistema i dati sulle persone (GPG negli Istituti di Vigilanza) e sulle postazioni di lavoro.

Una volta accettati i ticket provenienti dall’Ufficio Commerciale, nel modulo operativo è possibile organizzare i servizi da svolgere in turni, rispettando le indicazioni relative alla durata contrattuale, agli orari ed alle ubicazioni associate.

In ogni momento è possibile modificare i servizi su richiesta (anche improvvisa) della clientela oppure aggiungere un servizio temporaneo (richiesto da un soggetto non ancora cliente dell’azienda). Le modifiche agli accordi contrattuali effettuate dall’Ufficio Operativo generano un ticket automatico all’Ufficio Commerciale, che avrà sempre sotto controllo le modalità con cui vengono svolti i servizi ai clienti, anche ai fini della fatturazione.

Dipendenti sui servizi

Il problema della generazione dei turni di lavoro, dal punto di vista gestionale e informatico, è una delle sfide più interessanti ed al contempo delicate per garantire efficacia e validità dell’attività dell’azienda sul territorio.

Il problema è caratterizzato da una forte complessità, dovuta da un lato al grande numero di variabili da gestire in relazione ad una serie di requisiti cogenti ed impliciti che devono essere rispettati (ad esempio orario di lavoro, lavoratori a tempo parziale, ROL, ferie e malattie, vincoli organizzativi interni, straordinario e lavoro supplementare, lavoro notturno), dall’altro all’esigenza di considerare le istanze dei singoli lavoratori in merito all’organizzazione dei turni di lavoro (ad esempio fattori sociali e formazione, propensioni e attitudini, eventuali turni preferenziali).

Elaborazione automatica dei turni di lavoro

EPW Servizi per Vigilanza e Portierato ha sviluppato un modulo di elaborazione automatica dei turni in grado sia di organizzare il più possibile in automatico il processo di schedulazione dei turni di lavoro sia di integrarsi con le inevitabili modifiche che le aziende hanno la necessità di apportare.

Schemi di turnazione

E’ anche possibile definire, nell’ambito della Vigilanza, profili di turnazione ciclici e ripetibili nel tempo, generati in automatico, che rendano più agevole la pianificazione dei turni delle guardie.

Controlli sulla turnazione

Un aspetto gestito con particolare attenzione è quello di rendere l’utente sempre consapevole della programmazione dei turni di lavoro.

Infatti, quando alcuni vincoli non vengano rispettati, ad esempio viene superato il numero di ore ordinarie di lavoro contrattualmente previste o non non viene rispettato il numero minimo di ore di riposo tra un turno e il successivo, EPW informa chi pianifica i turni, attraverso degli alert, circa il livello di infrazione.

In questo modo l’utente può decidere se e come modificare i turni avendo piena coscienza della situazione.

E’ anche possibile verificare, attraverso un “protocollo di bilanciamento”, che ci sia una distribuzione equa dei turni tra i dipendenti (turni diurni e notturni, sui diversi servizi, festivi lavorati, ecc.).

Attraverso le informazioni che arrivano dalla gestione dei dipendenti e dei clienti, il sistema di elaborazione automatica delle turnazioni organizza e razionalizza i turni di lavoro rispettando determinati vincoli. In base al tipo di servizio svolto dal dipendente è generata automaticamente un’indennità associata.

Un sistema di controllo permette di:

  • Monitorare il numero dei turni di ogni persona ed eventualmente quanto il dipendente stia lavorando in più rispetto alla sua ordinarietà;
  • i riposi lavorati dai dipendenti ed eventuali recuperi.

La generazione automatica avviene su preferenze e controlli dei riposi, ottimizzando il costo del personale per tener traccia dei riposi lavorati. Eventuali variazioni possono essere comunicate attraverso ticket tra operativo e commerciale con un sistema di comunicazione interna automatizzato.

Per gli Istituti di Vigilanza è disponibile anche il Modulo Strumenti operativi, nel quale è possibile gestire sia le pattuglie sia la Centrale Operativa.

Le pattuglie, una volta anagrafate, vengono gestite con il Registro unico, uno strumento che consente di visualizzare quanti passaggi effettua ogni pattuglia per ogni prestazione, in base agli accordi contrattuali, e con il Foglio di marcia, uno strumento che consente di gestire giornalmente i passaggi di una pattuglia, indicando ad esempio gli orari dei passaggi.

La Centrale Operativa viene gestita tramite il Quadro eventi, dove si gestiscono le segnalazioni pervenute, ad es. per allarmi, richieste di intervento, memorizzazione dell’esito di interventi effettuati.

Per il foglio di marcia è prevista anche l’applicazione FogliodiMarciaApp.