Modulo controllo presenze – Strutture sanitarie

11 Giugno 2020 Moduli Sanità
Nelle organizzazioni caratterizzate da un alto numero di dipendenti è particolarmente sentita la necessità di attivare un sistema efficace di controllo delle presenze, unitamente al monitoraggio puntuale delle stesse.

Ci sono diversi metodi per rilevare le presenze del dipendente e tutti sono accompagnati dal software.

Il modulo di rilevazione presenze si basa sulla tecnologia NFC (Near Field Communication) che si compone di un device e tag nfc adesivo con circuiti.

Il dipendente avvicina il tag in possesso al device, il sistema mostra le postazioni legate a quel dipendente in quel momento e consente di effettuare la timbratura di ingresso o di uscita.

Si tratta di una procedura autorizzativa, la timbratura è validata solo se il dipendente è in servizio, altrimenti il gestionale richiede l’autorizzazione.

VANTAGGI
  • Il coordinatore o il responsabile delle risorse umane può vedere in tempo reale tutte le timbrature effettuate dai dipendenti
  • una parte della configurazione del sistema permette di definire con quali regole devono essere arrotondati gli orari di timbratura con il turno
  • a fine mese si possono controllare le timbrature, eventuali ore extra effettuate dal dipendente rispetto al turno, ed eventualmente autorizzarle
A tale proposito EPW è in grado di integrarsi con le più moderne tecnologie e sistemi di rilevazione delle presenze, al fine di garantire la rilevazione degli accessi del personale.

E’ possibile effettuare controlli incrociati tra le turnazioni previste e gli orari di accesso dei dipendenti, fornendo al management un quadro chiaro del livello di servizio effettivamente offerto.

E’ anche possibile impedire al dipendente di effettuare la badgiatura in orari differenti da quelli dei turni associati allo stesso.

La tecnologia NFC per il controllo delle presenze

La tecnologia NFC (Near Field Communication) è uno standard internazionale che rappresenta l’ultima evoluzione delle tecnologie RFID (di identificazione a radiofrequenza).

Un sistema NFC si compone di un device (ad esempio uno smartphone) e di un tag NFC. Il tag è un chip RFID passivo (ad esempio un adesivo), con il quale il device è in grado di comunicare in lettura e in scrittura.

Apponendo un device in prossimità di varchi opportuni (ad esempio gli ingressi e le uscite dei reparti) e i tag sui badge di ogni dipendente, è possibile tenere traccia dei dipendenti che, avvicinando il proprio badge al device, comunicheranno automaticamente la propria presenza al sistema.

L’utilizzo di un sistema NFC presenta i seguenti vantaggi: trasferimento on-line delle informazioni in tempo reale; basso costo degli apparecchi e dei tag; bassi costi di riconfigurazione del sistema; identificazione univoca del dipendente e dei varchi.

Autorizzazione alla timbratura in orari extra-lavorativi

In EPW la timbratura può avvenire solo se il dipendente per quel giorno e per quella fascia oraria sia stato associato ad un turno di lavoro, ovvero sia stato autorizzato a svolgere un determinato servizio.

Il dipendente potrà timbrare negli orari previsti per il servizio, entro le tolleranze stabilite dall’azienda (ad esempio 5 minuti prima dell’orario di ingresso).

La timbratura in orari differenti da quelli ordinari può avvenire secondo due modalità:

  • Autorizzazione al singolo servizio ad ore extra;
  • Autorizzazione al singolo dipendente con causale: è possibile autorizzare un dipendente ad effettuare un numero di ore diverso dalle ore previste in fase di programmazione, gestendo le regole di timbratura relative al monte ore giornaliero per dipendente (ad esempio per autorizzarlo allo straordinario).
Elaborazione mensile delle timbrature

In ogni momento il responsabile del personale potrà accedere all’Elaborazione mensile delle timbrature, dove, per singolo dipendente, potrà:

  • visualizzare gli orari delle timbrature e confrontarli con gli orari previsti per il turno;
  • visualizzare gli orari definitivi in base alle regole impostate in fase di configurazione;
  • visualizzare eventuali situazioni anomale, come ad esempio i casi in cui sia stata timbrata l’entrata ma non l’uscita o viceversa;
  • apportare, dopo l’elaborazione, delle modifiche manuali ai dati consuntivi e definitivi;
  • ribaltare gli orari delle timbrature come orari definitivi, andando in eccezione rispetto alle regole configurate.
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