Ci sono diversi metodi per rilevare le presenze del dipendente e tutti sono accompagnati dal software.
Il modulo di rilevazione presenze si basa sulla tecnologia NFC (Near Field Communication) che si compone di un device e tag nfc adesivo con circuiti. Il dipendente avvicina il tag in possesso al device, il sistema mostra le postazioni legate a quel dipendente in quel momento e consente di effettuare la timbratura di ingresso o di uscita. Si tratta di una procedura autorizzativa, la timbratura è validata solo se il dipendente è in servizio, altrimenti il gestionale richiede l’autorizzazione.
La tecnologia NFC (Near Field Communication) è uno standard internazionale che rappresenta l’ultima evoluzione delle tecnologie RFID (di identificazione a radiofrequenza).
Un sistema NFC si compone di un dispositivo (ad esempio uno smartphone) e di un tag, cioè un chip RFID passivo (ad esempio un adesivo), con il quale il dispositivo può comunicare in lettura e in scrittura.
Apponendo un dispositivo in prossimità di varchi opportuni (ad esempio gli ingressi e le uscite dei reparti) e i tag sui badge di ogni dipendente, è possibile tenere traccia dei dipendenti che, avvicinando il proprio badge al dispositivo, comunicano automaticamente la propria presenza al sistema.
- Il coordinatore o il responsabile delle risorse umane può vedere in tempo reale tutte le timbrature effettuate dai dipendenti;
- una parte della configurazione del sistema permette di definire con quali regole devono essere arrotondati gli orari di timbratura con il turno;
- a fine mese si possono controllare le timbrature, eventuali ore extra effettuate dal dipendente rispetto al turno, ed eventualmente autorizzarle.
L’utilizzo di un sistema NFC presenta numerosi vantaggi, tra cui:
- basso costo degli apparecchi e dei tag
- bassi costi di riconfigurazione del sistema
- dentificazione univoca del dipendente e dei varchi
Autorizzazione alla timbratura in orari extra-lavorativi
In EPW la timbratura può avvenire solo se il dipendente per quel giorno e per quella fascia oraria è stato associato ad un turno di lavoro, ovvero è stato autorizzato a svolgere un determinato servizio.
Il dipendente può timbrare negli orari previsti per il servizio, entro le tolleranze stabilite dall’azienda (ad esempio 5 minuti prima dell’orario di ingresso).
La timbratura in orari diversi da quelli ordinari può avvenire secondo due modalità:
- Autorizzazione al singolo servizio ad ore extra;
- Autorizzazione al singolo dipendente con causale: è possibile autorizzare un dipendente ad effettuare un numero di ore diverso da quelle programmate, gestendo le regole di timbratura relative al monte ore giornaliero per dipendente (ad esempio per autorizzarlo allo straordinario).
Elaborazione mensile delle timbrature
In ogni momento il responsabile del personale può accedere all’Elaborazione delle timbrature, dove, per singolo dipendente, può:
- visualizzare gli orari delle timbrature e confrontarli con gli orari previsti per il turno;
- visualizzare gli orari definitivi in base alle regole impostate in fase di configurazione;
- visualizzare eventuali situazioni anomale, come ad esempio i casi in cui sia stata timbrata l’entrata ma non l’uscita o viceversa;
- apportare, dopo l’elaborazione, delle modifiche manuali ai dati consuntivi e definitivi;
- ribaltare gli orari delle timbrature come orari definitivi, andando in eccezione rispetto alle regole configurate.