Easy Plan Web Cooperative Sociali

La gestione delle cooperative socio-sanitarie necessita di valide tecnologie informatiche in grado di governare il disallineamento esistente tra le fasi di pianificazione e di reale esecuzione delle attività, nonché di strumenti avanzati orientati alla gestione del capitale umano.

Le figure di coordinamento operanti in tali realtà si scontrano quotidianamente con problemi molto complessi dal punto di vista gestionale, ad esempio:
• la pianificazione delle turnazioni;
• la pianificazione delle attività per ogni utente;
• il controllo delle presenze;
• la gestione delle risorse umane.

 

 

 

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I vantaggi di EasyPlan Web Socio-Sanitario:

– Automatizza le procedure e i flussi, responsabilizza le funzioni aziendali in un ciclo integrato di produzione del servizio offerto.

– Consente e pone le basi per il controllo di gestione e per la business intelligence, dispone di algoritmi avanzati per la pianificazione automatica dei servizi, elabora automaticamente i flussi delle ore lavorate dai dipendenti che tramite apposito tracciato confluiscono nel software paghe per l’elaborazione dei cedolini.

– Consente di gestire i servizi PAI per ogni singolo utente con la pianificazione degli operatori sui servizi e le relative attività da fare, monitorando in tempo reale l’effettivo
svolgimento degli stessi.

– Tramite un sistema avanzato di badgiature (con tecnologie NFC o in GPS) l’azienda è in grado di sapere in qualsiasi momento e in tempo reale l’allocazione della forza lavoro nelle varie strutture.

– Mediante utilizzo di specifiche app, comunica e interagisce con i vari attori che si interfacciano con l’azienda: dipendenti e operatori vari.

– Essendo una piattaforma multi-aziendale, consente di gestire le attività di aziende di qualsiasi dimensione, dalla singola struttura ai gruppi societari ramificati sul territorio.

– Permette la gestione amministrativa completa del dipendente, tenendo sotto controllo scadenze, visite mediche, eventi disciplinari e documenti.

Easy Plan Web comprende i seguenti moduli:

Configurazione del sistema

La prima politica da affrontare è quella della Profilazione, intesa sia come definizione degli accessi degli utenti al sistema, sia come definizione delle unità organizzative e delle aggregazioni interne al gruppo. Un altro aspetto importante è la Configurazione delle tabelle per la gestione operativa e HR, che costituiscono la base essenziale per il corretto funzionamento dell’intero sistema.

Recruitment

Il “Recruitment” è un modulo aggiuntivo che permette di inserire tutti i curriculum vitae pervenuti in azienda e di classificarli sulla base di alcuni criteri e indicatori prestabiliti. Nell’inserimento dei cv per ogni caratteristica della persona si possono associare dei valori per facilitare anche in un momento successivo la ricerca di un nuovo dipendente con determinati requisiti.

Se uno di questi soggetti è assunto, i suoi dati sono trasferiti direttamente nel modulo dipendente senza dover reinserire l’anagrafica.

Modulo Risorse Umane

Una buona gestione del capitale umano all’interno di una cooperativa socio-sanitaria, oltre ad incidere trasversalmente su tutta l’organizzazione, viene percepita dal paziente/cliente finale in termini di livelli di servizio e competenza offerti dalla struttura ospitante. Ogni persona che interagisce con la cooperativa, anche solo inviando il proprio CV, entra a far parte di EPW in qualità di soggetto. Il soggetto, in seguito all’assunzione, diventerà un dipendente della cooperativa.

Gestione Dell'Utente

La gestione dell’utente prevede: l’anagrafica dell’utente, la segmentazione del cliente, informazioni contabili.

Per ogni utente possono essere inseriti uno o più contratti gestibili durante la loro intera durata, permettendo di tenere traccia dello storico delle informazioni.

Questo permette di tenere traccia dello storico delle informazioni. Per ogni contratto con uno o più servizi da erogare ci sono due tipi di informazioni:

  • di carattere operativo: per definire come il servizio deve essere erogato;
  • di carattere amministrativo: quali condizioni attuare nel rapporto con l’utente (ad esempio tariffa, Iva, modalità di pagamento).

Tramite il sistema i contratti sono condivisi in EasyPlan ed è possibile gestire la fatturazione di un servizio condivisa tra utente, Comune e Asl, anche in automatico. È disponibile anche uno scadenziario per contratti, rinnovi, polizze, e si evitano errori umani grazie alla possibilità di verificare eventuali incoerenze.

Modulo Turni

Attraverso le informazioni che arrivano dalla gestione dei dipendenti, il sistema di elaborazione automatica delle turnazioni organizza e razionalizza i turni di lavoro rispettando determinati vincoli. In base al tipo di servizio svolto dal dipendente è generata automaticamente un’indennità associata.

Un sistema di controllo permette di:

  • monitorare il numero dei turni di ogni persona ed eventualmente il lavoro in più rispetto all’ordinario;
  • i riposi lavorati dai dipendenti ed eventuali recuperi.

La generazione automatica avviene su preferenze e controlli dei riposi, ottimizzando il costo del personale per tener traccia dei riposi lavorati. Il modulo operativo acquisisce le informazioni dalla gestione dei dipendenti e per ogni reparto è definita la pianta organica e il fabbisogno minimo di personale per soddisfare il servizio. La caposala o il coordinatore potrà verificare l’effettiva copertura del fabbisogno in ogni giorno della settimana.

Esiste uno strumento per la gestione dei turni caratterizzato dalla sua semplicità di utilizzo, è gestito dai coordinatori ma ha il vantaggio di controllare scambi di personale tra diversi reparti, impedisce l’errore umano, permette un controllo generale e di gestire i dipendenti che lavorano su più reparti. In questo modo è sotto controllo il debito orario e una equa distribuzione dei turni.

Per ogni utente è definito il PAI (progetto assistenziale individualizzato) ed è disponibile l’integrazione dell’app del PAI. È possibile tenere un registro con le presenze e le assenze degli utenti per i centri diurni, servizi doposcuola o centri anziani.

Modulo Gestione PAI

Consente di definire per ogni utente il piano assistenziale individualizzato con la pianificazione delle attività socio-assistenziali da effettuare nei diversi giorni della settimana.

Per maggiori informazioni clicca qui.

Modulo Controllo Presenze

Ci sono diversi metodi per rilevare le presenze del dipendente e tutti sono accompagnati dal software. Il modulo di rilevazione presenze si basa sulla tecnologia NFC (Near Field Communication) che si compone di un device e tag nfc adesivo con circuiti. Il dipendente avvicina il tag in possesso al device, il sistema mostra le postazioni legate a quel dipendente in quel momento e consente di effettuare la timbratura di ingresso o di uscita. Si tratta di una procedura autorizzativa, la timbratura è validata solo se il dipendente è in servizio, altrimenti il gestionale richiede l’autorizzazione.

Vantaggi:

  • Il coordinatore o il responsabile delle risorse umane può vedere in tempo reale tutte le timbrature effettuate dai dipendenti;
  • una parte della configurazione del sistema permette di definire con quali regole devono essere arrotondati gli orari di timbratura con il turno;
  • a fine mese si possono controllare le timbrature, eventuali ore extra effettuate dal dipendente rispetto al turno, ed eventualmente autorizzarle.

La timbratura può avvenire anche tramite l’app del dipendente con procedura inversa. In questo caso il tag nfc si trova a casa dell’utente, il dipendente deve solo avvicinare il suo smartphone per indicare il servizio cliente.

Per maggiori informazioni clicca qui.

Modulo Paghe

EasyPlan Web gestisce tutti i Ccnl per il mondo della sanità. Un modulo di configurazione permette di definire le regole sulle quali dovranno poi essere generate le voci per il cedolino, definite a livello di azienda. Si possono inoltre stabilire le regole sulle modalità di pagamento per maggiorazioni notturne e festive, straordinari, indennità di turno, festività, buoni pasto, eventuali voci aggiuntive.

 

A fine mese l’ufficio del personale può elaborare le schede di presenza e per ogni dipendente generare le informazioni da passare allo studio paghe per la generazione del cedolino. Il passaggio avviene tramite tracciato e abbiamo già maturato esperienza con le seguenti software house paghe: Team System, Zucchetti, Inaz, Osra, Ranocchi, Speed, Dataservices, Paco, Datev Koinos, Job, E-bridge. Se l’istituto ha un software diverso può comunque essere implementato. Si può trasmettere anche un tracciato per la generazione dei buoni pasto: Sadexo, Edenred, Ristomat, Day Ristoservice.

Vantaggi:

  • Configurare regole dettagliate a vari livelli;
  • generare tutto in modo automatico.

Gestione Fatture

Basta solo un clic per generare tutte le fatture del mese. Per i servizi a ore il sistema attinge informazioni dal modulo operativo, per generare fatture in modo automatico si basa su quanto previsto da accordo con utente, Comune o Asl, quanto effettivamente svolto e sul template definito per ogni singola fattura.

La gestione fatture si divide in 4 fasi:

1. movimentazione: raccoglie tutti i servizi da fatturare con i vari flussi per il mese di competenza, controlla la periodicità della fatturazione, l’emissione della fattura (se anticipata o posticipata) tipologie di servizio (a canone, a ore lavorate, a numero di interventi, a numero di passaggi);

2. consolidamento movimenti;

3. generazione fatture proforma;

4. generazione fatture.

Lo strumento diario di fatturazione permette di vedere il riepilogo per ogni servizio cliente di ciò è già stato fatturato, pianificato da fatturare o movimentato ma non ancora fatturato.

EasyPlan Web inoltre gestisce i file xml delle fatture elettroniche: Zucchetti, Profis, Team System, Osra, Formula, Gimo, Spring, Arca, Acg.

Integrazione con la Contabilità

Le fatture possono passare sul software della contabilità in uso dell’azienda tramite tracciati o sistemi middleware. EasyPlan può inoltre generare tracciati RID e Ri.Ba per le banche.

EPW si integra con ulteriori sistemi, sviluppati sempre da Sabanet, che sfruttano tutte le potenzialità del web 2.0 fornendo all’utente un portale aziendale interattivo, il Portale aziendale dipendenti.

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