Easy Plan Web Impiantistica

 

Uno degli aspetti, non poco importante, di un istituto di Vigilanza è il collegamento degli impianti di allarme dei clienti con la centrale operativa dell’Istituto.

La maggior parte degli impianti di allarme sono collegati tramite trasmettitore radio bidirezionale, di proprietà dell’istituto, ceduto in comodato d’uso con installazione, gestione e manutenzione a carico della vigilanza.

EasyPlan Web Gestione Impianti consente di gestire il coordinamento e l’assegnazione delle attività dei tecnici attraverso l’interazione con la Crm App, un’applicazione sviluppata per il sistema operativo Android che permette a ciascun tecnico installatore di pianificare con il cliente l’attività di installazione, nel caso di un nuovo impianto, o di manutenzione, spot qualora fosse pervenuta segnalazione in centrale operativa o ordinaria se contrattualizzata con il cliente

 

 

 

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I vantaggi di EasyPlan Web Impianti:

  • Sicuro e affidabile;
  • continuo monitoraggio e controllo dei processi aziendali;
  • ottimizzazione del lavoro;
  • accessibilità;
  • riduzione degli errori umani;
  • accresce il livello di accuratezza del servizio clienti offerto dalle aziende;
  • integrazione con soluzioni mobile;
  • facile utilizzo;
  • risparmio di tempo nell’operatività quotidiana.

Easy Plan Web (EPW) Impianti comprende i seguenti moduli:

Modulo Recruitment

Il “Recruitment” è un modulo aggiuntivo che permette di inserire tutti i curriculum vitae pervenuti in azienda e di classificarli sulla base di alcuni criteri e indicatori prestabiliti. Nell’inserimento dei cv per ogni caratteristica della persona si possono associare dei valori per facilitare anche in un momento successivo la ricerca di un nuovo dipendente con determinati requisiti.

Modulo Risorse Umane

Scadenziario tecnico, amministrativo e contrattuale dei dipendenti, gestione delle presenze, elaborazione e trasmissione al software paghe.

Modulo Commerciale

Comprende la gestione clienti, contratti e servizi in ottica di gruppo, gestione disdette, modifiche, volture e sospensioni dei servizi.

Gestione Magazzino Logistica e Post Vendita

Ci occupiamo della gestione del magazzino in tutte le sue forme, a partire dall’anagrafica degli articoli e delle giacenze, dalla gestione degli ordini (Richieste Di Acquisto e Richieste di Acquisto Materiali) e della loro trasformazione fino all’emissione del Documento Di Trasporto, comprendendo anche il servizio post vendita con la gestione dei resi e dei rientri.

La gestione della logistica comprende il coordinamento e l’avanzamento delle attività di picking, packing e spedizione. Il prodotto può essere tracciabile e rintracciabile attraverso un’app e un codice a barre che ne permette l’automatizzazione.

EasyPlan Web prevede una gestione multimagazzino, operando con precisione sia in caso di un singolo magazzino sia in situazioni di magazzini molteplici. Infine è possibile consultare l’inventario del magazzino, delle giacenze e del loro valore.

Gestione Ordini Clienti e Fornitori

EPW gestisce l’anagrafica dei clienti e dei fornitori, i preventivi, l’approntamento e l’invio degli ordini al fornitore (anche multi-fornitori), gli ordini di vendite. Attraverso un sistema di workflow strutturato si realizzano automatismi nell’esecuzione delle azioni e si può pilotare l’avanzamento delle attività all’interno di un flusso definito in un processo, prevedendo più fasi, anche autorizzative.

Centrale Tecnica

La centrale tecnica permette di tenere sotto controllo l’operatività dell’azienda attraverso degli strumenti. Un unico punto centralizzato e condiviso può gestire tutta la vita aziendale. Si divide in 3 parti:

  • CRM, sono comprese tutte le procedure relative alle chiamate ai clienti, le installazioni e le attività dei tecnici;
  • social CRM, mette in comunicazione tutte le figure aziendali e permette di comunicare in modo rapido, unico e centralizzato;
  • gestione dell’attività dei tecnici attraverso un planning in tempo reale che consente di pianificare e osservare l’erogazione delle attività.

Gestione Installazioni

La fornitura di un impianto da installare presso la sede del cliente, registrato su Easyplan dal responsabile commerciale, viene accettata e presa in carico dal coordinatore, il quale assegna le attività ai tecnici in data concordata e definita con il referente attribuendogli una durata stimata massima dell’intervento.

Fase fondamentale è la gestione del magazzino tramite la quale il responsabile emette un documento di trasporto accompagnatorio della merce, prelevando o ordinando gli articoli necessari per procedere con la fornitura.

Attraverso i movimenti di carico e scarico (tramite diversi causali, il reso della merce a fornitore o dal cliente, il trasferimento dal magazzino centrale a quello itinerante del tecnico, l’evasione manuale dell’ordine, etc…), epw aggiorna le giacenze effettive dei magazzini; il coordinatore o responsabile del magazzino sarà, quindi, nelle condizioni di visualizzare tutte le informazioni utili di ogni magazzino fisso o itinerante, valutando, a seconda della quantità esistente, se prelevare il materiale richiesto dal magazzino o se procedere con l’ordine ai fornitori direttamente dall’applicativo, oltre ad interrogare il valore delle giacenze.

Il tecnico, con il ddt assegnato alla sua attività, prenderà visione del dettaglio dell’attrezzatura dall’App e a lavoro terminato rendiconterà e registrerà il lavoro concluso indicandoci le ore di manodopera da fatturare al cliente. A lavoro ultimato, a quest’ultimo verrà inviato o consegnato il rapporto dell’installazione con apposita firma rilasciata sull’App.

Gestione Manutenzioni

Le attività di manutenzione possono essere sia spot, quindi su richiesta del cliente a seguito di anomalie segnalate agli operatori di centrale, o preventive, se previste contrattualmente con una cadenza ordinaria.

Nel primo caso gli operatori di centrale avranno la possibilità di segnalare la richiesta di assistenza tramite il Crm, riportando la problematica sull’attività che verrà assegnata al tecnico di riferimento.

Nel secondo caso, invece, sarà il responsabile commerciale a registrare la cadenza con cui devono essere pianificate e svolte le attività da attribuire ai tecnici.

Il tecnico sarà autorizzato dalla centrale operativa sul termine dell’attività di manutenzione dalla Crm App a seguito di esito positivo delle prove di collaudo fatte sull’impianto.

Il coordinatore sarà agevolato nell’assegnazione dei lavori utilizzando il planning tramite il quale prenderà visione del numero delle attività assegnate a ciascun tecnico giornalmente, visualizzando la durata totale delle ore per cui verrà impegnato.

Gestione Commessa

Conoscere i tempi generati dall’acquisizione dell’ordine cliente è possibile attraverso la gestione della commessa con EasyPlan Web. Si può analizzare l’andamento della singola commessa in relazione a una stima preventivata in termini di tempi di impiego con una visione unica, sapendo in tempo reale le informazioni relative alla gestione della commessa e quali attività i tecnici hanno effettuato. Ciò permette una tracciabilità dell’attività, una preventivazione dei tempi e dei materiali, procedure di consuntivazione e una reportistica.

Fatturazione

Il sistema offre una gestione di prefatturazione e fatturazione immediata,  conseguenza diretta dell’attività dei tecnici tramite app. Con EasyPlan Web movimentare e fatturare è semplice e automatico.

Modulo CRM

Il CRM (Customer Relationship Management) gestisce la relazione con i clienti.

Si divide in:

  • CRM tecnico: gestisce la centrale dei tecnici;
  • CRM commerciale: permette di effettuare e tarare in tempistica di erogazione le offerte sui materiali grazie allo studio delle informazioni sui costi e sulle giacenze in magazzino.

Strumenti di Controllo

Offriamo due tipologie di strumenti di controllo:

  • Strumenti di controllo di operatività e produttività: permettono di controllare l’azienda in termini di pianificazione e controllo dei flussi e produttività dei tecnici;
  • Strumenti di controllo di fatturazione e portafoglio: è possibile sapere in tempo reale la situazione del magazzino e la sua valorizzazione.

Modulo Gestione Presenze

Ci sono diversi metodi per rilevare le presenze del dipendente e tutti sono accompagnati dal software.

Il modulo di rilevazione presenze si basa sulla tecnologia NFC (Near Field Communication) che si compone di un device e tag nfc adesivo con circuiti. Il dipendente avvicina il tag in possesso al device, il sistema mostra le postazioni legate a quel dipendente in quel momento e consente di effettuare la timbratura di ingresso o di uscita. Si tratta di una procedura autorizzativa, la timbratura è validata solo se il dipendente è in servizio, altrimenti il gestionale richiede l’autorizzazione.

Vantaggi:

  • Il coordinatore o il responsabile delle risorse umane può vedere in tempo reale tutte le timbrature effettuate dai dipendenti;
  • una parte della configurazione del sistema permette di definire con quali regole devono essere arrotondati gli orari di timbratura con il turno;
  • a fine mese si possono controllare le timbrature, eventuali ore extra effettuate dal dipendente rispetto al turno, ed eventualmente autorizzarle.

 

EPW Servizi si integra con un ulteriore sistema, sviluppato sempre da Sabanet, che sfrutta le potenzialità del web 2.0 fornendo all’azienda un portale interattivo con i propri dipendenti, il Portale aziendale dipendenti.

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