Easy Plan Web Industria

Easy Plan Web Industria è la soluzione sviluppata da Sabacom per le imprese industriali che gestiscono commesse.

EPW Industria Gestione commessaEPW Industria Rendicontazione dipendenti

I suoi punti di forza consistono:

  • nella programmazione, dinamica ed interattiva, delle attività da svolgere su ogni singola commessa, con possibilità di visualizzare tutte le commesse programmate in un dato orizzonte temporale
  • nella consuntivazione, rapida ed intuitiva, delle ore lavorate da ciascun dipendente in ogni reparto lavorativo sulle varie commesse
  • nell’interazione con il modulo di magazzino, che consente di verificare la presenza nei vari magazzini di articoli necessari allo svolgimento di una commessa, di effettuare ordini a partire da richieste di acquisto e di evadere ordini arrivati dai fornitori, movimentando il magazzino.

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Easy Plan Web comprende i seguenti moduli:

La prima politica da affrontare è quella della Profilazione, intesa sia come definizione degli accessi degli utenti al sistema, sia come definizione delle unità organizzative e delle aggregazioni interne al gruppo.

Un altro aspetto importante per la configurazione del sistema è la Configurazione delle tabelle per la gestione HR, commerciale, del magazzino, del personale, operativa, che costituiscono la base essenziale per il corretto funzionamento dell’intero sistema.

Una buona gestione del capitale umano all’interno di un’azienda, oltre ad incidere trasversalmente su tutta l’organizzazione, viene percepita dal cliente finale in termini di livelli di servizio e competenza offerti.

Ogni persona che interagisce con l’azienda, anche solo inviando il proprio CV, entra a far parte di EPW in qualità di soggetto. Il soggetto, in seguito all’assunzione, diventerà un dipendente dell’azienda.

Per ogni dipendente sarà possibile gestire, oltre ai dati anagrafici, i dati contrattuali, i recapiti e i riferimenti, il TFR, gli eventi disciplinari, i ruoli sindacali, lo stato di famiglia, eventuali attestati o certificazioni, il vestiario, certificati di malattia e visite mediche.

Attività di formazione

EPW permette di prevedere opportune attività di formazione per la crescita professionale dei dipendenti. Viene assicurata la gestione delle attività di sviluppo delle competenze, delle date dei corsi, assieme ad un’ampia serie di informazioni che possano guidare l’utente nella gestione del processo di pianificazione delle attività formative.

Scadenzario HR

EPW prevede anche uno Scadenzario HR, che permette di tenere sotto controllo le scadenze relative a certificazioni, visite mediche, contratti a tempo determinato, destinazione TFR, permessi Legge 104, eventi disciplinari.

 

Il CRM (Customer Relationship Management) rappresenta l’insieme delle attività che un’azienda svolge per creare, approfondire ed incrementare i rapporti con i propri clienti.

In EPW il CRM gestisce le relazioni con lead (riferimenti di un potenziale cliente) e prospect (potenziale cliente), che rappresentano  due stati precedenti a quello di cliente.

Il CRM consente di avere in tempo reale una fotografia del cliente, delle esigenze ad esso associate e di tutte le attività che sono state svolte (ad esempio attività di call center, commerciali, formative, includendo riunioni, demo programmate, etc.).

Quando il cliente potenziale diventerà un cliente effettivo dell’azienda, tutti i dati e le informazioni ad esso relative verranno trasferite in maniera automatica nel modulo Commerciale per il successivo inserimento di Contratti e Attività.

Il CRM consente la gestione e la visualizzazione dello scadenzario delle attività di sviluppo commerciale, delle attività commerciali, interne o formative, personalizzata in base all’utente che è stato assegnato a quel particolare lead o prospect.

In EPW l’intero processo di attivazione del servizio nasce con l’inserimento nel sistema del nuovo cliente, con relativi preventivo e contratto e annesse attività previste.

L’Ufficio Commerciale inserisce e gestisce clienti e contratti, e indica agli Uffici tecnici le attività da essi previste.

Cliente

Relativamente al Cliente le informazioni che si possono gestire sono: anagrafica di base, segmentazione (commerciale, industriale e della fatturazione), ubicazioni, gestori, documenti, riferimenti, gestione contabile dell’azienda.

Contratto - Commessa

Relativamente al Contratto (o Commessa) è possibile gestire, oltre all’anagrafica generale, preavvisi e taciti rinnovi, cessazioni, disdette, sospensioni e annullamenti.

Prestazione - Attività

Relativamente alla Prestazione (o Attività), infine, è possibile gestire:

  • le attività di progettazione, costruzione, installazione e manutenzione, con l’indicazione delle mansioni coinvolte (numero ore uomo per ogni mansione, costi orari e totali, percentuali di ricarico, prezzi orari e totali, eventuali percentuali di sconto);
  • le attività di fornitura, con l’indicazione degli articoli facenti parte dell’ordine (quantità per ogni articolo, costi unitari e totali, percentuali di ricarico, prezzi orari e totali, eventuali percentuali di sconto).

Il Modulo Commerciale comprende anche:

  • la gestione dello Scadenzario, per la gestione di scadenze e cessazioni di contratti, rinnovi e polizze;
  • la gestione anagrafica dei fornitori degli articoli;
  • la gestione ATI con individuazione ATI ed esito della gara;
  • la gestione dei subappalti, per la cessione di attività ad altre aziende.

Listini di vendita

Per quanto riguarda le attività di fornitura, ad ogni cliente è possibile associare un listino di vendita precedentemente anagrafato.

Lo strumento Listini di vendita consente di anagrafare dei listini nei quali, per ogni articolo presente, è possibile indicare il costo, la percentuale di ricarico o di sconto e il prezzo finale.

Gestione dei ticket

EPW prevede una dinamica circolare e trasversale delle informazioni, resa possibile tramite un sistema di comunicazione configurabile a seconda delle caratteristiche organizzative dell’azienda: il sistema dei ticket e delle notifiche.

I ticket sono comunicazioni dirette (automatiche o manuali) interfunzionali, che hanno lo scopo di informare, suggerire indicazioni oppure imporre determinate attività.

Dall’Ufficio Commerciale verrà inviato un ticket al Responsabile di produzione per la gestione della commessa; quest’ultimo, a sua volta, dopo aver definito il Gantt delle attività, invierà un ticket al Responsabile di magazzino per le attività di fornitura ed una notifica al responsabile di officina/cantiere per le attività di progettazione, costruzione, installazione,  manutenzione, etc. 

Nel modulo Gestione commessa di EPW, il Responsabile di produzione ha la possibilità di gestire e analizzare, per ogni commessa, le varie attività che la compongono, tenendo sotto controllo la percentuale di avanzamento lavori, confrontando i tempi preventivati con quelli consuntivati, analizzando i costi di manodopera e materiali  confrontati con i ricavi.

Il Responsabile di produzione, in ogni momento, potrà anche avere sotto controllo lo stato di avanzamento generale di tutte le commesse, tramite lo strumento di Riepilogo commesse.

Lo strumento distinta base consente invece di definire, per ogni articolo, i componenti e le fasi di lavorazione necessari.

Gestione di una nuova commessa

Per una nuova commessa il Responsabile di produzione, sulla base delle informazioni ricevute (tramite ticket) dall’Ufficio commerciale, pianifica, tramite il Gantt, le attività e le sotto-attività da svolgere, con l’indicazione dei tempi, delle date di inizio e fine previste, delle relazioni di propedeuticità tra di esse.

Per ogni attività può modificare, rispetto a quanto indicato dall’Ufficio commerciale, il numero di ore uomo o le quantità di articoli da ordinare. Può anche aggiungere attività o mansioni necessarie alla commessa.

Il Responsabile di produzione, terminata la pianificazione, invierà un ticket al responsabile di magazzino per le attività di fornitura e una notifica per tutte le altre attività al Responsabile di cantiere/officina.

Il Responsabile di magazzino, accettato il ticket relativo ad un’attività di fornitura, per ogni articolo necessario, controllerà se nel magazzino è presente la quantità richiesta oppure se deve essere effettuato un acquisto.

Nel caso in cui dovrà essere effettuato l’acquisto di un articolo, occorrerà creare una RDA (Richiesta D’Acquisto): l’Ufficio acquisti selezionerà il fornitore, la quantità e il prezzo, prendendo visione del fornitore abituale e dell’ultimo prezzo pagato.

Nel pre-ordine, per ogni fornitore al quale sia stato associato almeno un articolo nella RDA, sarà possibile creare l’ordine, definendo la data di consegna stimata, modalità e condizioni di pagamento, modalità di trasporto. Una volta arrivato l’ordine, si procederà con l’evasione dello stesso (parziale o totale a seconda dei casi).

Sarà sempre possibile visualizzare lo storico degli ordini e delle movimentazioni di magazzino.

Il modulo di Gestione magazzino prevede anche:

  • Anagrafica magazzini: per ogni magazzino è possibile specificare la descrizione, l’ubicazione e il responsabile;
  • Anagrafica articoli: per ogni articolo è possibile definire codice, descrizione, scorta minima, scorta massima acquistabile, immagine, costo, ricarico e prezzo, unità di misura, localizzazione, lista dei fornitori e fornitore abituale, etc.

 Una volta evaso l’ordine necessario all’espletamento della commessa (in modo parziale o totale), sul Gantt si avrà evidenza dello stato di avanzamento dell’attività di fornitura.

Il Responsabile di officina o cantiere, ricevuta la notifica per le attività di progettazione e costruzione, potrà suddividere le ore uomo necessarie tra i dipendenti in forza che abbiano le mansioni richieste.

Per ogni giorno sarà possibile pianificare, per ogni dipendente, le ore di lavoro su ogni attività di ogni commessa, per poi confrontare le ore pianificate con le ore effettivamente svolte.

Le ore uomo rendicontate verranno automaticamente ribaltate sul Gantt, dove il Responsabile di produzione avrà sempre evidenza della percentuale di completamento di ogni attività e del confronto tra ore preventivate ed ore consuntivate.

Una volta completata un’attività, dal modulo Rendicontazione la stessa verrà chiusa e automaticamente sul Gantt diventerà verde.

Nelle organizzazioni caratterizzate da un alto numero di dipendenti è particolarmente sentita la necessità di attivare un sistema efficace di controllo delle presenze, unitamente al monitoraggio puntuale delle stesse.

A tale proposito EPW è in grado di integrarsi con le più moderne tecnologie e sistemi di rilevazione delle presenze, al fine di garantire la rilevazione degli accessi del personale.

E’ possibile effettuare controlli incrociati tra gli orari di lavoro definiti in fase di programmazione e gli orari di accesso dei dipendenti. E’ anche possibile impedire al dipendente di effettuare la badgiatura in orari differenti da quelli di lavoro previsti.

La tecnologia NFC per il controllo delle presenze

La tecnologia NFC (Near Field Communication) è uno standard internazionale che rappresenta l’ultima evoluzione delle tecnologie RFID (di identificazione a radiofrequenza).

Un sistema NFC si compone di un device (ad esempio uno smartphone) e di un tag NFC. Il tag è un chip RFID passivo (ad esempio un adesivo), con il quale il device è in grado di comunicare in lettura e in scrittura.

Apponendo un device in prossimità di varchi opportuni e i tag sui badge di ogni dipendente, è possibile tenere traccia dei dipendenti che, avvicinando il proprio badge al device, comunicheranno automaticamente la propria presenza al sistema.

L’utilizzo di un sistema NFC presenta i seguenti vantaggi: trasferimento on-line delle informazioni in tempo reale; basso costo degli apparecchi e dei tag; bassi costi di riconfigurazione del sistema; identificazione univoca del dipendente e dei varchi.

Autorizzazione alla timbratura in orari extra-lavorativi

In EPW la timbratura può avvenire solo negli orari di lavoro previsti, entro le tolleranze stabilite dall’azienda (ad esempio 5 minuti prima dell’orario di ingresso).

La timbratura in orari differenti da quelli ordinari può avvenire secondo due modalità:

  • Autorizzazione al singolo servizio ad ore extra;
  • Autorizzazione al singolo dipendente con causale: è possibile autorizzare un dipendente ad effettuare un numero di ore diverso dalle ore previste in fase di programmazione, gestendo le regole di timbratura relative al monte ore giornaliero per dipendente (ad esempio per autorizzarlo allo straordinario).

Elaborazione mensile delle timbrature

In ogni momento il responsabile del personale potrà accedere all’Elaborazione mensile delle timbrature, dove, per singolo dipendente, potrà:

  • visualizzare gli orari delle timbrature e confrontarli con gli orari di lavoro previsti;
  • visualizzare gli orari definitivi in base alle regole impostate in fase di configurazione;
  • visualizzare eventuali situazioni anomale, come ad esempio i casi in cui sia stata timbrata l’entrata ma non l’uscita o viceversa;
  • apportare, dopo l’elaborazione, delle modifiche manuali ai dati consuntivi e definitivi;
  • ribaltare gli orari delle timbrature come orari definitivi, andando in eccezione rispetto alle regole configurate.

A partire dalle ore preventivate in fase di programmazione e sulla base delle regole definite nella configurazione delle timbrature verrà generato il riepilogo delle ore definitive che confluirà nella gestione delle paghe.

Il modulo paghe confronta e mette insieme tutti i dati relativi ai moduli HR (dati contrattuali del dipendente), Turni (ore lavorate dai dipendenti) e Controllo presenze (timbrature dei dipendenti).

Il responsabile del personale potrà avere sotto controllo il numero di ore straordinarie o di recupero o di accantonamento di ogni dipendente, in base alle regole contrattuali dettagliate nel modulo di configurazione paghe e personalizzate a seconda delle specifiche dell’azienda.

Tutti i dati necessari per l’elaborazione della busta paga (ore lavorate, straordinari, maggiorazioni, etc.) confluiranno in un flusso importabile nel software paghe utilizzato dall’azienda.

È anche possibile, utilizzando un modulo aggiuntivo, ricevere direttamente i cedolini dei dipendenti.

Questo livello presenta strumenti statistici utili all’analisi e al controllo direzionale, come i Key Performance Indicators, la Quadratura delle ore lavorate e della forza lavoro, etc.

In particolare, la Quadratura delle ore e della forza lavoro permette di comprendere se si sta utilizzando al meglio la forza lavoro a disposizione o se la stessa è sottodimensionata.

Sabacom mette a disposizione i propri consulenti per lo sviluppo di varie tipologie di dashboard.

Forniamo una soluzione esclusiva per creare report ricchi di dati utili per controllare le prestazioni in modo completo.

EPW si integra con ulteriori sistemi, sviluppati sempre da Sabacom, che sfruttano tutte le potenzialità del web 2.0 fornendo all’utente un portale aziendale interattivo, il Portale aziendale dipendenti.

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