Easy Plan Web Retail

La gestione di aziende operanti nel retail necessita di valide tecnologie informatiche in grado di governare il disallineamento esistente tra le fasi di pianificazione e di reale esecuzione delle attività, nonché di strumenti avanzati orientati alla gestione del capitale umano.

Le figure di coordinamento operanti in tali realtà si scontrano quotidianamente con problemi molto complessi dal punto di vista gestionale, ad esempio:

  • la pianificazione delle turnazioni;
  • lo studio del fabbisogno di personale;
  • il controllo delle presenze;
  • la gestione delle risorse umane;
  • il confronto tra i turni pianificati e quelli realmente svolti.

 

EPW è in grado di elaborare ed aggregare a vari livelli la mole di dati ed informazioni generati dall’utilizzo del sistema, diventando così un valido supporto per l’analisi ed il controllo.

Scarica la Brochure EPW Retail 

Easy Plan Web comprende i seguenti moduli:

La prima politica da affrontare è quella della Profilazione, intesa sia come definizione degli accessi degli utenti al sistema, sia come definizione delle unità organizzative e delle aggregazioni interne al gruppo.

Un altro aspetto importante per la configurazione del sistema è la Configurazione delle tabelle per la gestione operativa e HR, che costituiscono la base essenziale per il corretto funzionamento dell’intero sistema.

Easy Plan Web offre una molteplicità di criteri di classificazione di ogni attività, ma è il cliente che stratifica a dovere le tabelle da cui attingere i parametri di classificazione delle stesse attività.

Una buona gestione del capitale umano all’interno di un’azienda, oltre ad incidere trasversalmente su tutta l’organizzazione, viene percepita dal paziente/cliente finale in termini di livelli di servizio e competenza offerti.

Ogni persona che interagisce con l’azienda, anche solo inviando il proprio CV, entra a far parte di EPW in qualità di soggetto. Il soggetto, in seguito all’assunzione, diventerà un dipendente dell’azienda.

Per ogni dipendente sarà possibile gestire, oltre ai dati anagrafici, i dati contrattuali, i recapiti e i riferimenti, il TFR, gli eventi disciplinari, i ruoli sindacali, lo stato di famiglia, eventuali attestati o certificazioni, il vestiario, certificati di malattia e visite mediche.

Attività di formazione

EPW permette di prevedere opportune attività di formazione per la crescita professionale dei dipendenti. Viene assicurata la gestione delle attività di sviluppo delle competenze, delle date dei corsi, assieme ad un’ampia serie di informazioni che possano guidare l’utente nella gestione del processo di pianificazione delle attività formative.

Scadenzario HR

EPW prevede anche uno Scadenzario HR, che permette di tenere sotto controllo le scadenze relative a certificazioni, visite mediche, contratti a tempo determinato, destinazione TFR, permessi Legge 104, eventi disciplinari.

 

EPW è stato concepito come una piattaforma di gestione delle risorse umane capace di integrare in un unico sistema i dati sulle persone e sulle posizioni lavorative.

Il problema della generazione dei turni di lavoro in campo retail, dal punto di vista gestionale e informatico, è una delle sfide più interessanti ed al contempo delicate che un sistema informativo deve affrontare.

Il problema è caratterizzato da una forte complessità, dovuta da un lato al grande numero di variabili da gestire in relazione ad una serie di requisiti cogenti ed impliciti che devono essere rispettati (ad esempio orario di lavoro, lavoratori a tempo parziale, ROL, ferie e malattie, vincoli organizzativi interni, straordinario e lavoro supplementare), dall’altro all’esigenza di considerare le istanze dei singoli lavoratori in merito all’organizzazione dei turni di lavoro (ad esempio fattori sociali e formazione, propensioni e attitudini, eventuali turni preferenziali).

Analisi del fabbisogno

Prima di procedere con l’elaborazione dei turni di lavoro, è necessario analizzare il fabbisogno di personale nelle diverse ore della giornata.

I nostri consulenti, a partire dai dati relativi, ad esempio, agli ingressi nei punti vendita, faranno delle previsioni del fabbisogno nelle diverse fasce orarie dei diversi periodi dell’anno (ad esempio in corrispondenza dei periodi di saldi o di ferie del personale). I turni, di conseguenza, verranno calcolati rispettando tale fabbisogno.

In ogni momento sarà possibile controllare quante persone sono previste in servizio in ogni ora del giorno e con quale turnazione settimanale ed eventualmente modificare i turni di conseguenza.

Elaborazione automatica dei turni di lavoro

EPW ha sviluppato un modulo di elaborazione automatica delle turnazioni in grado di assolvere al duplice compito di organizzare e razionalizzare in modo automatico, per quanto possibile, il processo di schedulazione dei turni di lavoro e di integrarsi con le inevitabili modifiche che l’utente ha la necessità di apportare.

Schemi di turnazione

Un altro aspetto da sottolineare è la possibilità di definire dei profili di turnazione ciclici e ripetibili nel tempo, generati in automatico, che rendano più agevole la pianificazione dei turni del personale.

Controlli sulla turnazione

Un aspetto gestito con particolare attenzione è quello di rendere sempre consapevole l’utente circa la programmazione dei turni di lavoro.

Infatti, allorquando alcuni vincoli non vengano rispettati, ad esempio superando le ore ordinarie di lavoro contrattualmente previste o non rispettando le ore di riposo minime tra un turno e il successivo, EPW informa il pianificatore, attraverso degli alert, circa il livello di infrazione.

In questo modo l’utente potrà decidere se e quali modifiche apportare alla turnazione avendo piena coscienza della situazione.

E’ anche possibile verificare, attraverso il “protocollo di bilanciamento”, l’equa distribuzione dei turni tra i dipendenti (turni diurni e notturni, sui diversi servizi, festivi lavorati, ecc.).

Nelle organizzazioni caratterizzate da un alto numero di dipendenti è particolarmente sentita la necessità di attivare un sistema efficace di controllo delle presenze, unitamente al monitoraggio puntuale delle stesse.

A tale proposito EPW è in grado di integrarsi con le più moderne tecnologie e sistemi di rilevazione delle presenze, al fine di garantire la rilevazione degli accessi del personale.

E’ possibile effettuare controlli incrociati tra le turnazioni previste e gli orari di accesso dei dipendenti, fornendo al management un quadro chiaro del livello di servizio effettivamente offerto.

E’ anche possibile impedire al dipendente di effettuare la badgiatura in orari differenti da quelli dei turni associati allo stesso.

La tecnologia NFC per il controllo delle presenze

La tecnologia NFC (Near Field Communication) è uno standard internazionale che rappresenta l’ultima evoluzione delle tecnologie RFID (di identificazione a radiofrequenza).

Un sistema NFC si compone di un device (ad esempio uno smartphone) e di un tag NFC. Il tag è un chip RFID passivo (ad esempio un adesivo), con il quale il device è in grado di comunicare in lettura e in scrittura.

Apponendo un device in prossimità di varchi opportuni e i tag sui badge di ogni dipendente, è possibile tenere traccia dei dipendenti che, avvicinando il proprio badge al device, comunicheranno automaticamente la propria presenza al sistema.

L’utilizzo di un sistema NFC presenta i seguenti vantaggi: trasferimento on-line delle informazioni in tempo reale; basso costo degli apparecchi e dei tag; bassi costi di riconfigurazione del sistema; identificazione univoca del dipendente e dei varchi.

Autorizzazione alla timbratura in orari extra-lavorativi

In EPW la timbratura può avvenire solo se il dipendente per quel giorno e per quella fascia oraria sia stato associato ad un turno di lavoro, ovvero sia stato autorizzato a svolgere un determinato servizio.

Il dipendente potrà timbrare negli orari previsti per il servizio, entro le tolleranze stabilite dall’azienda (ad esempio 5 minuti prima dell’orario di ingresso).

La timbratura in orari differenti da quelli ordinari può avvenire secondo due modalità:

  • Autorizzazione al singolo servizio ad ore extra;
  • Autorizzazione al singolo dipendente con causale: è possibile autorizzare un dipendente ad effettuare un numero di ore diverso dalle ore previste in fase di programmazione, gestendo le regole di timbratura relative al monte ore giornaliero per dipendente (ad esempio per autorizzarlo allo straordinario).

Elaborazione mensile delle timbrature

In ogni momento il responsabile del personale potrà accedere all’Elaborazione mensile delle timbrature, dove, per singolo dipendente, potrà:

  • visualizzare gli orari delle timbrature e confrontarli con gli orari previsti per il turno;
  • visualizzare gli orari definitivi in base alle regole impostate in fase di configurazione;
  • visualizzare eventuali situazioni anomale, come ad esempio i casi in cui sia stata timbrata l’entrata ma non l’uscita o viceversa;
  • apportare, dopo l’elaborazione, delle modifiche manuali ai dati consuntivi e definitivi;
  • ribaltare gli orari delle timbrature come orari definitivi, andando in eccezione rispetto alle regole configurate.

A partire dalle ore preventivate in fase di programmazione dei turni e sulla base delle regole definite nella configurazione delle timbrature verrà generato il riepilogo delle ore definitive che confluirà nella gestione delle paghe.

Il modulo paghe confronta e mette insieme tutti i dati relativi ai moduli HR (dati contrattuali del dipendente), Turni (ore lavorate dai dipendenti) e Controllo presenze (timbrature dei dipendenti).

Il responsabile del personale potrà avere sotto controllo il numero di ore straordinarie o di recupero o di accantonamento di ogni dipendente, in base alle regole contrattuali dettagliate nel modulo di configurazione paghe e personalizzate a seconda delle specifiche dell’azienda.

Tutti i dati necessari per l’elaborazione della busta paga (ore lavorate, straordinari, maggiorazioni, etc.) confluiranno in un flusso importabile nel software paghe utilizzato dall’azienda.

È anche possibile, utilizzando un modulo aggiuntivo, ricevere direttamente i cedolini dei dipendenti.

Questo livello presenta strumenti statistici utili all’analisi e al controllo direzionale, come i Key Performance Indicators, la Quadratura delle ore lavorate e della forza lavoro, etc.

In particolare, la Quadratura delle ore e della forza lavoro permette di comprendere se si sta utilizzando al meglio la forza lavoro a disposizione o se la stessa è sottodimensionata.

Il CRM (Customer Relationship Management) rappresenta l’insieme delle attività che un’azienda svolge per creare, approfondire ed incrementare i rapporti con i propri clienti.

In EPW il CRM gestisce le relazioni con lead (riferimenti di un potenziale cliente) e prospect (potenziale cliente), che rappresentano  due stati precedenti a quello di cliente.

Il CRM consente di avere in tempo reale una fotografia del cliente, delle esigenze ad esso associate e di tutte le attività che sono state svolte (ad esempio attività di call center, commerciali, formative, includendo riunioni, demo programmate, etc.).

Il CRM consente la gestione e la visualizzazione dello scadenzario delle attività di sviluppo commerciale, delle attività commerciali, interne o formative, personalizzata in base all’utente che è stato assegnato a quel particolare lead o prospect.

EPW si integra con ulteriori sistemi, sviluppati sempre da Sabacom, che sfruttano tutte le potenzialità del web 2.0 fornendo all’utente un portale aziendale interattivo, il Portale aziendale dipendenti.

Contattaci per una consulenza