Easy Plan Web Servizi – Pulizie e Facility Management

Easy Plan Web Servizi è un software gestionale per società che forniscono servizi alle imprese (ad es. pulizie, facchinaggio, multi-utilities, facility management) e copre tutte le aree critiche nella gestione aziendale, a cominciare dai turni del personale e dalla gestione delle risorse per proseguire con la gestione commerciale-amministrativa dei clienti e dei contratti.

Il software permette, grazie ad avanzate tecnologie informatiche, che l’esecuzione reale delle attività non si discosti significativamente dalla precedente fase di pianificazione, consentendo così di organizzare al meglio le risorse dell’azienda.

 

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I vantaggi di EasyPlan Web Servizi – Pulizie e Facility Management:

  • automatizza le procedure;
  • snellisce il lavoro;
  • aumenta il controllo aziendale;
  • aiuta nella gestione dei turni del personale;
  • ottimizza il lavoro delle risorse;
  • è un sistema web raggiungibile da qualsiasi pc dotato di connessione internet;
  • è un sistema multiaziendale: permette di gestire in un’unica struttura le attività di più aziende collegate tra loro;

Easy Plan Web (EPW) Servizi comprende i seguenti moduli:

Configurazione del sistema

Il primo punto per gestire Easy Plan Web Servizi per imprese di Pulizie e Facility Management è la profilazione, cioè la definizione sia di chi deve accedere al sistema e di cosa è abilitato a fare sia delle aziende, delle unità locali e dei segmenti (o comandi).

Il secondo punto è la configurazione delle tabelle che alimentano le varie gestioni (HR, commerciale, amministrativa, operativa) e che consentono il funzionamento dell’intero sistema secondo le esigenze dell’azienda.

Modulo Risorse Umane

Una gestione corretta e adeguata delle risorse umane all’interno di imprese di Pulizie e Facility Management, oltre ad incidere su tutta l’azienda, consente di migliorare il livello di servizio e competenza offerti al cliente.

Ogni persona di interesse per l’azienda, anche solo per aver inviato un CV, entra a far parte di Easy Plan Web in qualità di soggetto. Il soggetto, dopo essere stato assunto, diventa un dipendente dell’azienda.

Per ogni dipendente è possibile gestire, oltre ai dati anagrafici, i dati contrattuali, i recapiti e i riferimenti, il TFR, gli eventi disciplinari, i ruoli sindacali, lo stato di famiglia, eventuali attestati , il vestiario, i certificati di malattia, le visite mediche.

Modulo Recruitment

Il “Recruitment” è un modulo aggiuntivo che permette di inserire tutti i curriculum vitae pervenuti in azienda e di classificarli sulla base di alcuni criteri e indicatori prestabiliti. Nell’inserimento dei cv per ogni caratteristica della persona si possono associare dei valori per facilitare anche in un momento successivo la ricerca di un nuovo dipendente con determinati requisiti.

Se uno di questi soggetti è assunto, i suoi dati sono trasferiti direttamente nel modulo dipendente senza dover reinserire l’anagrafica.

Modulo CRM

Il modulo CRM studiato da Easy Plan Web per imprese di Pulizie e Facility Management consente di gestire le relazioni dell’azienda con i lead (cioè i contatti utili per creare un rapporto commerciale) ed i prospect (cioè i potenziali clienti che hanno manifestato interesse o con i quali è in corso una trattativa).

Il CRM (Customer Relationship Management) consente di avere in tempo reale una fotografia delle attività svolte da un’azienda per incrementare e mantenere la propria clientela e delle esigenze associate (ad esempio attività di call center, commerciali, formative, quali riunioni, demo programmate, ecc.).

Quando il cliente potenziale diventa un cliente effettivo dell’azienda, tutti i dati e le informazioni ad esso relative vengono riversate in maniera automatica nel modulo Commerciale per il successivo inserimento di Contratti e Servizi.

Il CRM consente anche la gestione e la visualizzazione dello scadenzario delle attività di sviluppo commerciale, delle attività commerciali, interne o formative, personalizzata in base all’utente che è stato assegnato a quel particolare lead o prospect.

Modulo Commerciale

In Easy Plan Web per imprese di Pulizie e Facility Management l’attivazione del servizio parte con l’inserimento nel sistema del nuovo cliente, con relativo contratto e annesse prestazioni.

Per ogni contratto possono essere anagrafate anche più prestazioni di servizio.

Per ogni contratto con uno o più servizi da erogare ci sono due tipi di informazioni:

  • di carattere operativo: per definire come il servizio deve essere erogato
  • di carattere amministrativo: quali condizioni attuare nel rapporto con il cliente.

Dopo aver inserito informazioni di carattere operativo per il servizio, l’ufficio commerciale comunica con i responsabili operativi tramite ticket, avvisando dell’attivazione del servizio, della variazione o della cessazione. Il sistema interno di comunicazione è tracciato. Tra i vantaggi: lo scadenziario per contratti, i rinnovi, le polizze, la possibilità di verificare incoerenze, i controlli nell’inserimento dei dati, si evitano imprecisioni.

Modulo Operativo Turni

La generazione dei turni di lavoro dei dipendenti è una delle sfide organizzative più interessanti ed allo stesso tempo delicate per rendere efficace l’attività dell’azienda sul territorio.

Il problema è molto complesso, sia per il grande numero di variabili da gestire in relazione ad una serie di requisiti obbligatori che devono essere rispettati (ad esempio orario di lavoro, lavoratori a tempo parziale, ROL, ferie e malattie, vincoli organizzativi interni, straordinario e lavoro supplementare, lavoro notturno), sia per l’esigenza di considerare le esigenze dei singoli lavoratori in merito all’organizzazione dei turni di lavoro (ad esempio fattori sociali e formazione, propensioni e attitudini, eventuali turni preferenziali).

EPW Servizi per Pulizie e Facility Management ha sviluppato un modulo di elaborazione automatica dei turni in grado sia di organizzare il più possibile in automatico il processo di schedulazione dei turni di lavoro sia di integrarsi con le inevitabili modifiche che le aziende hanno la necessità di apportare.

Un aspetto gestito con particolare attenzione è quello di rendere l’utente sempre consapevole della programmazione dei turni di lavoro.

Infatti, quando alcuni vincoli non vengano rispettati, ad esempio viene superato il numero di ore ordinarie di lavoro contrattualmente previste o non non viene rispettato il numero minimo di ore di riposo tra un turno e il successivo, EPW informa chi pianifica i turni, attraverso degli alert, circa il livello di infrazione.

In questo modo l’utente può decidere se e come modificare i turni avendo piena coscienza della situazione.

E’ anche possibile verificare, attraverso un “protocollo di bilanciamento”, che ci sia una distribuzione equa dei turni tra i dipendenti (turni diurni e notturni, sui diversi servizi, festivi lavorati, ecc.).

Modulo Gestione Presenze

Ci sono diversi metodi per rilevare le presenze del dipendente e tutti sono accompagnati dal software.

Il modulo di rilevazione presenze si basa sulla tecnologia NFC (Near Field Communication) che si compone di un device e tag nfc adesivo con circuiti. Il dipendente avvicina il tag in possesso al device, il sistema mostra le postazioni legate a quel dipendente in quel momento e consente di effettuare la timbratura di ingresso o di uscita. Si tratta di una procedura autorizzativa, la timbratura è validata solo se il dipendente è in servizio, altrimenti il gestionale richiede l’autorizzazione.

Vantaggi:

  • Il coordinatore o il responsabile delle risorse umane può vedere in tempo reale tutte le timbrature effettuate dai dipendenti;
  • una parte della configurazione del sistema permette di definire con quali regole devono essere arrotondati gli orari di timbratura con il turno;
  • a fine mese si possono controllare le timbrature, eventuali ore extra effettuate dal dipendente rispetto al turno, ed eventualmente autorizzarle.

Modulo Paghe

Nell’ambito delle Pulizie e del Facility Management, a partire dalle ore preventivate quando sono stati programmati i turni e sulla base delle regole definite per le timbrature, viene generato il riepilogo delle ore definitive, che confluisce nella gestione delle paghe.

Il modulo Paghe confronta e raggruppa tutti i dati relativi ai moduli HR (i dati contrattuali del dipendente), Turni (le ore lavorate dai dipendenti) e Controllo presenze (le timbrature dei dipendenti).

Il Responsabile del Personale può avere così sotto controllo il numero di ore straordinarie o di recupero o di accantonamento di ogni dipendente, in base alle regole contrattuali applicate ed esplicitate nel modulo di configurazione paghe.

Tutti i dati necessari per l’elaborazione della busta paga (ad esempio ore lavorate, straordinari, maggiorazioni) confluiscono in un flusso importabile nel software paghe utilizzato dall’azienda.

È anche possibile, utilizzando un modulo aggiuntivo, ricevere direttamente i cedolini dei dipendenti, senza necessità di utilizzare un software paghe ad hoc.

Modulo Fatturazione e Incassi

Nell’ambito delle Pulizie e del Facility Management, la gestione amministrativa dei clienti prevede l’automazione delle attività di fatturazione, incasso, gestione degli esattori e reportistica.

In EPW possiamo parlare di tre tipi di ricavi:

    • ricavi contrattualizzati (cioè preventivi);
    • ricavi movimentati ma non ancora fatturati, che possono essere diversi da quelli previsti;
    • ricavi effettivamente fatturati.

L’analisi dei tre tipi di ricavi, oltre a far capire i motivi che hanno eventualmente portato a discostarsi dal fatturato previsto, è alla base della pianificazione dei flussi finanziari, a seconda degli incassi previsti.

In particolare è possibile:

      • generare fatture, eliminando le fatture proforma e aggregando i movimenti di competenza di più mesi;
      • eliminare e sostituire fatture;
      • creare note di credito;
      • gestire il diario di fatturazione;
      • effettuare la movimentazione (cioè elaborare i movimenti, consolidare e lavorare dei movimenti, visualizzare i movimenti consolidati e aperti);
      • gestire fatture e note di credito libere;
      • gestire i sezionali IVA;
      • gestire il wizard di fatturazione, per impostare il layout della fattura, eventualmente accorpando più prestazioni ed aggiungendo spese accessorie e note;
      • gestire il partitario clienti;
      • gestire gli incassi;
      • effettuare la procedura di chiusura dell’anno in corso e di apertura dell’anno nuovo;
      • gestire competenze, scadenze e solleciti.

Integrazione con la contabilità

Sia le fatture che gli incassi possono passare sul software della contabilità in uso dell’azienda tramite tracciati o sistemi middleware. Easy Plan può inoltre generare tracciati RID e Ri.Ba per le banche.

Controllo Direzionale

EPW rappresenta una soluzione esclusiva per creare report ricchi di dati utili alle imprese di Pulizie e Facility Management per controllare le prestazioni in modo completo.

In particolare dispone di strumenti statistici utili all’analisi e al controllo direzionale, come ad esempio la definizione dei Key Performance Indicators e la Quadratura delle ore lavorate e della forza lavoro.

In particolare, la Quadratura delle ore e della forza lavoro permette di comprendere se si sta utilizzando al meglio la forza lavoro a disposizione o se questa è sotto- o sovradimensionata. In particolare è possibile visualizzare le ore erogate (distinte ad esempio in fatturabili o meno, con l’indicazione delle ore extra-contrattuali) e le ore lavorate (distinte in ordinarie, straordinarie, non lavorate, recupero flessibilità o compensazione).

Sabacom mette a disposizione i propri consulenti per lo sviluppo di varie tipologie di dashboard.

 

EPW Servizi si integra con un ulteriore sistema, sviluppato sempre da Sabanet, che sfrutta le potenzialità del web 2.0 fornendo all’azienda un portale interattivo con i propri dipendenti, il Portale aziendale dipendenti.

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