Easy Plan Web Servizi – Vigilanza e Portierato

La gestione di Istituti di Vigilanza e Portierato necessita di valide tecnologie informatiche in grado di governare il disallineamento esistente tra le fasi di pianificazione e di reale esecuzione delle attività, nonché di strumenti avanzati orientati alla gestione del capitale umano e della gestione commerciale- amministrativa dei clienti e dei contratti.

 

 

I vantaggi di EasyPlan Web Servizi – Vigilanza e Portierato:

  • automatizza le procedure;
  • snellisce il lavoro;
  • aumenta il controllo aziendale;
  • aiuta nella gestione dei turni del personale;
  • ottimizza il lavoro delle risorse;
  • è un sistema web raggiungibile da qualsiasi pc dotato di connessione internet;
  • è un sistema multiaziendale: permette di gestire in un’unica struttura le attività di più aziende collegate tra loro;

    

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EPW è strutturato su 4 livelli:

e0: livello di configurazione del sistema;

e1: livello operativo;

e2: livello commerciale, amministrativo e HR;

e3: livello direzionale.

Il software è in grado di elaborare ed aggregare a vari livelli la mole di dati ed informazioni generati dall’utilizzo del sistema, diventando così un valido supporto per l’analisi ed il controllo.

 

 

Configurazione del sistema

La prima politica da affrontare è quella della Profilazione, intesa sia come definizione degli accessi degli utenti al sistema, sia come definizione delle unità organizzative e delle aggregazioni interne al gruppo.

Un altro aspetto importante è la Configurazione delle tabelle per la gestione HR, commerciale, amministrativa, operativa, che costituiscono la base essenziale per il corretto funzionamento dell’intero sistema.

Modulo Human Resource

Una buona gestione del capitale umano all’interno di un’azienda, oltre ad incidere trasversalmente su tutta l’organizzazione, viene percepita dal cliente finale in termini di livelli di servizio e competenza offerti. Ogni persona che interagisce con l’azienda, anche solo inviando il proprio CV entra a far parte di EPW in qualità di soggetto.

Il soggetto, in seguito all’assunzione, diventerà un dipendente dell’azienda. Per ogni dipendente sarà possibile gestire, oltre ai dati anagrafici, i dati contrattuali, i recapiti e i riferimenti, il TFR, gli eventi disciplinari, i ruoli sindacali, lo stato di famiglia, eventuali attestati o certificazioni, il vestiario, certificati di malattia e visite mediche. EPW permette di prevedere opportune attività di formazione per la crescita professionale dei dipendenti. Viene assicurata la gestione delle attività di sviluppo delle competenze, delle date dei corsi, assieme ad un’ampia serie di informazioni che possano guidare l’utente nella gestione del processo di pianificazione delle attività formative.

EPW prevede anche uno Scadenzario HR, che permette di tenere sotto controllo le scadenze relative a certificazioni, visite mediche, contratti a tempo determinato, destinazione TFR, permessi Legge 104, eventi disciplinari.

Modulo CRM

Il CRM (Customer Relationship Management) rappresenta l’insieme delle attività che un’azienda svolge per creare, approfondire ed incrementare i rapporti con i propri clienti. In EPW il CRM gestisce le relazioni con lead (riferimenti di un potenziale cliente) e prospect (potenziale cliente), che rappresentano due stati precedenti a quello di cliente.

Il CRM consente di avere in tempo reale una fotografia del cliente, delle esigenze ad esso associate e di tutte le attività che sono state svolte (ad esempio attività di call center, commerciali, formative, includendo riunioni, demo programmate, etc.). Quando il cliente potenziale diventerà un cliente effettivo dell’azienda, tutti i dati e le informazioni ad esso relative verranno trasferite in maniera automatica nel modulo Commerciale per il successivo inserimento di Contratti e Servizi.

Il CRM consente la gestione e la visualizzazione dello scadenzario delle attività di sviluppo commerciale, delle attività commerciali, interne o formative, personalizzata in base all’utente che è stato assegnato a quel particolare lead o prospect.

Modulo Commerciale

In EPW l’intero processo di attivazione del servizio nasce con l’inserimento nel sistema del nuovo cliente, con relativo contratto e annesse prestazioni. L’Ufficio Commerciale inserisce e gestisce clienti e contratti, e, da un lato indica agli uffici operativi le prestazioni da essi previsti, dall’altro suggerisce all’Ufficio Amministrativo le regole da seguire durante l’espletamento del rapporto con il cliente (scadenza, rinnovo, tariffa, passo di fatturazione, registro IVA, modalità di pagamento, wizard di fatturazione, etc).

Per maggiori informazioni clicca qui.

Modulo Operativo Turni

EPW è stato concepito come una piattaforma di gestione delle risorse umane capace di integrare in un unico sistema i dati sulle persone e sulle posizioni lavorative. Una volta accettati i ticket provenienti dall’Ufficio Commerciale, nel modulo operativo sarà possibile gestire i servizi da svolgere rispettando le indicazioni relative alla durata contrattuale, agli orari ed ai servizi associati.

In ogni momento sarà anche possibile modificare i servizi su richiesta (anche improvvisa) della clientela oppure aggiungere un servizio temporaneo (richiesto da un soggetto non ancora cliente dell’azienda).

Le modifiche agli accordi contrattuali effettuate dall’ufficio operativo genereranno un ticket automatico all’ufficio commerciale, che avrà sempre sotto controllo le modalità di espletamento dei servizi ai clienti, anche ai fini della fatturazione.

Per maggiori informazioni sul modulo turni clicca qui.

Modulo Presenze

Ci sono diversi metodi per rilevare le presenze del dipendente e tutti sono accompagnati dal software. Il modulo di rilevazione presenze si basa sulla tecnologia NFC (Near Field Communication) che si compone di un device e tag nfc adesivo con circuiti. Il dipendente avvicina il tag in possesso al device, il sistema mostra le postazioni legate a quel dipendente in quel momento e consente di effettuare la timbratura di ingresso o di uscita. Si tratta di una procedura autorizzativa, la timbratura è validata solo se il dipendente è in servizio, altrimenti il gestionale richiede l’autorizzazione.

Vantaggi:

  • Il caposervizio o il responsabile delle risorse umane può vedere in tempo reale tutte le timbrature effettuate dai dipendenti;
  • una parte della configurazione del sistema permette di definire con quali regole devono essere arrotondati gli orari di timbratura con il turno;
  • a fine mese si possono controllare le timbrature, eventuali ore extra effettuate dal dipendente rispetto al turno, ed eventualmente autorizzarli;

Per maggiori infomazioni clicca qui.

Modulo Movimentazione e Fatturazione

La gestione amministrativa dei clienti prevede l’automazione delle attività di fatturazione, incasso, gestione degli esattori e reportistica.

In EPW esiste una tripartizione dei valori:

  • ricavi contrattualizzati (preventivi);
  • ricavi movimentati (ma non ancora fatturati), che possono differire da quelli previsti;
  • ricavi effettivamente fatturati.

L’analisi congiunta dei tre flussi, oltre a consentire un metodo di ricerca dei motivi che hanno eventualmente portato a discostarsi dal fatturato previsto, pone le basi per la pianificazione dei flussi finanziari in funzione degli incassi previsti dai flussi di fatturazione.

EasyPlan Web inoltre gestisce i file xml delle fatture elettroniche: Zucchetti, Profis, Team System, Osra, Formula, Gimo, Spring, Arca, Acg.

Modulo Paghe

Nell’ambito della Vigilanza e del Portierato, a partire dalle ore preventivate quando sono stati programmati i turni e sulla base delle regole definite per le timbrature, viene generato il riepilogo delle ore definitive, che confluisce nella gestione delle paghe.

Il modulo Paghe confronta e raggruppa tutti i dati relativi ai moduli HR (i dati contrattuali del dipendente), Turni (le ore lavorate dai dipendenti) e Controllo presenze (le timbrature dei dipendenti).

Il Responsabile del Personale può avere così sotto controllo il numero di ore straordinarie o di recupero o di accantonamento di ogni dipendente, in base alle regole contrattuali applicate ed esplicitate nel modulo di configurazione paghe.

Tutti i dati necessari per l’elaborazione della busta paga (ad esempio ore lavorate, straordinari, maggiorazioni) confluiscono in un flusso importabile nel software paghe utilizzato dall’azienda.

È anche possibile, utilizzando un modulo aggiuntivo, ricevere direttamente i cedolini dei dipendenti, senza necessità di utilizzare un software paghe ad hoc.

Controllo Direzionale

Questo livello presenta strumenti statistici utili all’analisi e al controllo direzionale, come i Key Performance Indicators, la Quadratura delle ore lavorate e della forza lavoro, ecc. In particolare, la Quadratura delle ore e della forza lavoro permette di comprendere se si sta utilizzando al meglio la forza lavoro a disposizione o se la stessa è sottodimensionata. In particolare è possibile visualizzare le ore erogate (distinte ad esempio in fatturabili o meno, con l’indicazione delle ore extra-contrattuali) e le ore lavorate (distinte in ordinarie, straordinarie, non lavorate, recupero flessibilità o compensazione, etc.). Sabanet mette a disposizione i propri consulenti per lo sviluppo di varie tipologie di dashboard.

Forniamo una soluzione esclusiva per creare report ricchi di dati utili per controllare le prestazioni in modo completo.

 

EPW Servizi si integra con un ulteriore sistema, sviluppato sempre da Sabanet, che sfrutta le potenzialità del web 2.0 fornendo all’azienda un portale interattivo con i propri dipendenti, il Portale aziendale dipendenti.

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